Rechnungsnummer, Datum, Betrag, USt-Satz, Bestellbezug – dieselben Felder, hundertfach im Monat, jedes Mal von Hand.
KIsense KI-Mitarbeiter Dokumentenverarbeitung
Belege rein, Daten raus. Ohne Abtippen.
Die KI-Dokumentenverarbeitung liest Rechnungen, Lieferscheine und Verträge aus, prüft sie gegen Ihre Regeln und übergibt die Daten an Buchhaltung oder ERP. Betrieb auf Servern in Deutschland, ohne Weitergabe an Dritte.
Rechnungen & Belege
Prüfung gegen Ihre Regeln
Übergabe an Buchhaltung/ERP
Server in Deutschland
Der tägliche Engpass
Wo das Abtippen Zeit, Geld und Nerven kostet.
Nicht die Buchhaltung ist das Problem, sondern der Weg dorthin: immer dieselben Felder aus immer neuen Belegen in immer dieselben Masken.
Was nicht erfasst ist, ist nicht bezahlt, nicht durchgelaufen und nicht abgestimmt. Der Verzug fällt am Monatsende auf – oder beim Zahlungslauf.
Wenn Verträge und Lieferscheine als Datei im Ordner liegen, wird jede Rückfrage zur Suchaufgabe. Struktur entsteht erst beim Auslesen.
Die Einführung
Von den ersten Belegen zur laufenden Verarbeitung.
Start klein, erweitern jederzeit: KIsense ist modular aufgebaut. Sie entscheiden, welche Belegarten automatisch verarbeitet werden und welche weiterhin von Hand laufen.
Wichtig: Die Verarbeitung liest aus, prüft gegen Ihre Regeln und übergibt. Sie bucht nicht selbst und entscheidet nicht im Zweifelsfall – die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
Erstgespräch30 Minuten, kostenlos: Ihre Belegarten, Ihre Engpässe
Workshop1 Tag: Regeln und Pflichtfelder an echten Belegen festlegen
Setup3–5 Tage: wir richten ein, Sie müssen nichts vorbereiten
Go-LiveEinweisung, Start, Support – Ihr Team ist produktiv
Typische Anwendungsfälle
Wo Dokumente den Arbeitstag bestimmen.
Die Dokumentenverarbeitung ist ein Modul von KIsense – sie lässt sich mit Telefon, Wissensmanagement und Kundenkommunikation kombinieren.
ANWENDUNG 01
SteuerkanzleienBelege aus dem Mandanten-Postfach auslesen, vorsortieren und in die Buchhaltung übergeben, statt jeden Beleg einzeln zu öffnen.
ANWENDUNG 02
Handwerk und BauEingangsrechnungen und Lieferscheine dem richtigen Bauvorhaben zuordnen, damit die Nachkalkulation nicht auf Zetteln basiert.
ANWENDUNG 03
Einkauf und WareneingangRechnung gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen – Abweichungen landen zur Prüfung vor, nicht im Postfach.
ANWENDUNG 04
Arzt- und TherapiepraxenLaborrechnungen, Verträge und Bescheide strukturiert erfassen, ohne dass die Anmeldung zum Ablagehelfer wird.
ANWENDUNG 05
ImmobilienverwaltungHandwerkerrechnungen dem Objekt und dem Eigentümer zuordnen – die Jahresabrechnung wird zur Abfrage, nicht zum Puzzle.
ANWENDUNG 06
Kanzleien und BeratungVerträge und Schriftsätze auslesen, Fristen und Vertragsdaten sichtbar machen, Akten nachvollziehbar halten.
Erfahrung aus der Praxis
Was ausgelesene Dokumente im Alltag bringen.
Eine Steuerkanzlei verarbeitet täglich hunderte Belege. Mit der KI-Dokumentenverarbeitung werden Rechnungen automatisch erfasst, kategorisiert und ins System übertragen – ohne manuelles Abtippen.
Erfasst wird am Eingang, nicht am Monatsende – was durchgelaufen ist, fehlt bei der Abstimmung nicht mehr.
Die Zeit im Team fließt in Prüfen und Entscheiden statt in das Erfassen derselben Felder.
Sie legen fest, welche Felder stimmen müssen und wann ein Beleg zur Prüfung vorgelegt wird.
Datenhaltung
DeutschlandServer & Datenhaltung in Deutschland, DSGVO-konform, verschlüsselte VPN-Verbindung.
Kontrolle statt Cloud-Risiko
Rechnungen und Verträge gehören nicht in eine fremde Cloud.
Deshalb setzt KIsense auf eigene Infrastruktur: keine Weitergabe der Dokumente an Dritte, volle Kontrolle über die Daten, nachvollziehbare Abläufe.
KIsense ist eine Unternehmung der ITsense UG aus Fürstenfeldbruck – seit mehr als 25 Jahren IT-Erfahrung im Mittelstand, verbunden mit Datenschutz und praktischer KI-Umsetzung.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI-Dokumentenverarbeitung
Was kostet der Einstieg?
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Danach folgen ein eintägiger Workshop, in dem Belegarten und Regeln festgelegt werden, und das Setup in drei bis fünf Tagen. Für den laufenden Betrieb nennt KIsense eine monatliche Flatrate – die konkrete Zahl erst, wenn klar ist, welche Belegarten und welche Anbindung Sie brauchen.
Ersetzt die Dokumentenverarbeitung meine Buchhaltung?
Nein. Sie liest Belege aus, prüft sie gegen Ihre Regeln und übergibt die Daten. Die Buchung, die Freigabe und die Entscheidung im Zweifelsfall bleiben bei Ihren Mitarbeitern – nur ohne Abtippen.
Wie sicher ist das bei Rechnungen und Verträgen?
Es laufen nur die Dokumente durch die Verarbeitung, die Sie freigeben. Der Betrieb läuft auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform, mit verschlüsselter Verbindung und ohne Weitergabe an Dritte.
Welche Formate werden verarbeitet?
PDF, gescannte Belege und Bilder – auch ohne Textebene, weil die Erkennung auf dem Bild arbeitet. Ob ein Sonderformat dabei ist, klären wir an einem Ihrer echten Belege im Workshop.
Was passiert bei unklaren Belegen?
Ein Beleg, der nicht sicher zuzuordnen ist, wird nicht stillschweigend gebucht, sondern zur Prüfung vorgelegt. Sie legen vorab fest, welche Felder stimmen müssen und wann ein Mensch draufschaut.
Wie schnell ist die Verarbeitung produktiv?
Nach dem Erstgespräch folgt ein Workshop (ein Tag) und das Setup in drei bis fünf Tagen. Danach läuft die Verarbeitung auf Ihren echten Belegen; Ihr Team bekommt eine Einweisung.
Weitere KIsense-Module
Ein Modul, oder gleich der ganze Ablauf.
Dokumentenverarbeitung ist ein Baustein von zwölf. Häufig kombiniert mit Telefon, Wissensmanagement und Kundenkommunikation.
Unverbindlicher Austausch
Wie viele Belege tippt Ihr Team pro Woche ab?
In 30 Minuten klären wir, welche Belegarten sich lohnen und welche besser von Hand bleiben. Ohne Verkaufsgespräch, ohne Verpflichtung.